Tratamiento de datos personales

 

NIT: 830.096.047-9
DOMICILIO: Bogotá D. C.
DIRECCIÓN: Calle 98 # 70 - 91 Oficina 201
TELÉFONO: (1)7430991
CORREO ELECTRÓNICO: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.

I. Usuarios

  • Titular de los datos. Persona natural o jurídica a la que se refieren los datos.
  • Custodio de la base de datos. Persona natural o jurídica, de derecho público o privado, lucrativa o no, que actúa a nombre y por cuenta del responsable del tratamiento y le compete la custodia y conservación de la base de datos.
  • Responsable del tratamiento de los datos. Persona natural o jurídica, de derecho público o privado, lucrativa o no, que le corresponde las decisiones relacionadas con el tratamiento de los datos y que determina los fines, medios y alcance, sí como cuestiones relacionadas a estos.

II. Principios mencionados en la ley y aplicados por TARSON S.A.S

  • Lealtad. Obtenemos sus datos personales sólo con su conocimiento y consentimiento.
  • Finalidad. Cuando obtenemos sus datos personales le informamos sobre el propósito y sólo los usaremos para los fines establecidos.
  • Proporcionalidad. Solo le solicitaremos los datos personales necesarios relacionados con la finalidad establecida.
  • Veracidad y Exactitud. Siempre procuraremos que sus datos estén exactos y se mantengan actualizados. Recuerde que la actualización es una responsabilidad compartida.
  • Seguridad de los datos. Hemos tomado medidas técnicas y organizacionales apropiadas contra el procesamiento no autorizado e ilícito de sus datos e información personal. Puede sentirse tranquilo que nosotros contamos con una plataforma ecnológica robusta, asesoramiento de expertos internacionales y un equipo altamente especializado que ha desarrollado una estrategia para optimizar continuamente la seguridad de sus datos personales.
  • Transparencia. Siempre procuraremos comunicar nuestras políticas de protección de datos en un lenguaje fácil de entender.
  • Confidencialidad. Todas las personas que por su rol tienen acceso a sus datos están obligadas a no divulgarlos. Contamos con procesos, políticas y herramientas internas para apoyarnos a mantener la confidencialidad de sus datos.
  • Licitud. Cuando obtenemos sus datos nos aseguramos de contar con su consentimiento y lo documentamos para consultas futuras.

Portabilidad. De ser requerido por usted, le compartiremos sus datos personales oportunamente en un formato genérico y común.

III OBJETO

Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que TARSON Y CIA S.A.S. hayan recopilado para las finalidades  revistas en la autorización respectiva. Para efectos del presente Manual TARSON Y CIA S.A.S. se considerará como la responsable de la información recaudada.

IV ÁMBITO DE APLICACIÓN

El Manual de Políticas será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de TARSON Y CIA S.A.S.

V. ALCANCE

El presente Manual de Políticas aplica en todos los niveles de las Compañías y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de TARSON Y CIA S.A.S., y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en  ombre de la Compañía.

VI. ANTECEDENTES

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial, las conferidas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, el Congreso Nacional dicta Disposiciones Generales para la  rotección de Datos Personales, incluyendo el régimen de derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, constituyendo así el marco general de la Protección de Datos Personales en Colombia. Igualmente, el pasado 27 de junio de 2013 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta la Ley antes mencionada, con el fin de facilitar su implementación en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la información, las Políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las Transferencias de Datos Personales y la Responsabilidad Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales.

Así mismo el presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, expidió el decreto 1074 de 2015 y el decreto 090 de 2018, los cuales se consideran  ncorporados en el presente documento.

VI.FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS

El recaudo de Datos Personales por parte de TARSON Y CIA S.A.S. tendrá las siguientes finalidades:

  1. El trámite de solicitudes de vinculación como distribuidor o consumidor.
  2. El proceso de negociación de contratos y consentimientos informados con TARSON Y CIA S.A.S., incluyendo la evaluación de riesgos.
  3. La ejecución y el cumplimiento de los contratos u órdenes de compra que se celebren con proveedores.
  4. El control de la información de contacto de todo el recurso humano de TARSON Y CIA S.A.S.

VII. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y en especial su artículo 13 y demás normas concordantes y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, TARSON Y CIA S.A.S. realizarán operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso circulación y/o supresión.

Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el presente Manual de Políticas. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

En el Tratamiento de Datos Personales por parte de TARSON Y CIA S.A.S. se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:

  1. Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a TARSON Y CIA S.A.S. o Encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
  3. Ser informado por TARSON Y CIA S.A.S. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos.
  4. Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que en el Tratamiento TARSON Y CIA S.A.S. o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
  6. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

IX. TIPOS DE DATOS USADOS POR TARSON Y CIA SAS.

  • Dato personal. Cualquier información concerniente a personas naturales, que las identifica o las hace identificables. Nosotros tratamos todo dato personal como dato confidencial.
  • Datos confidenciales. Aquellos datos que por su naturaleza no deben ser de conocimiento público o de terceros no autorizados, incluyendo aquellos que estén protegidos por ley, por acuerdos de confidencialidad o no divulgación, a fin de salvaguardar información. En los casos de la Administración Pública, son aquellos datos cuyo tratamiento está limitado para fines de esta administración o si se cuenta con el consentimiento expreso del titular, sin perjuicio de lo dispuesto por leyes especiales o por las normativas que las desarrollen. Los datos confidenciales siempre serán de acceso restringido.
  • Dato sensible. Aquel que se refiera a la esfera íntima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para este. De manera enunciativa, se consideran sensibles los datos personales que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico; creencias o convicciones religiosas, filosóficas y morales; afiliación sindical o opiniones políticas; datos relativos a la salud, a la vida, a la preferencia u orientación sexual, datos genéticos o datos biométricos, entre otros, sujetos a regulación y dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona natural.

X ALMACENAMIENTO Y/O RECEPCIÓN DE DATOS PERSONALES:

  • Almacenamiento de datos. Conservación o custodia de datos en una base de datos establecida en cualquier medio provisto, incluido el de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs).
  • Base de datos. Conjunto ordenado de datos de cualquier naturaleza, cualquiera que sea la forma o modalidad de su creación, organización o almacenamiento, que permite relacionar los datos entre sí, así como realizar cualquier tipo de tratamiento o transmisión de estos por parte de su custodio.
  • Fuente accesible. Bases de datos que no sean de acceso restringido o contengan reserva alguna a consultas, o que sean de acceso público, como las publicaciones estatales de carácter oficial, los medios de comunicación, los directorios telefónicos y la lista de personas que pertenecen a un grupo de profesionales que contengan únicamente nombre, título o profesión, actividad, dirección laboral o comercial, al igual que información que indique su pertenencia a organismos.

XI. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de TARSON Y CIA S.A.S. para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:
Gerencia de Operaciones
Dirección: Calle 98 # 70 - 91 Oficina 201
Teléfono: (1)7430991
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.
El área antes mencionada será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos los efectos previstos en la autorización otorgada en este Manual, de conformidad con el procedimiento que a continuación se establece.

XII. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con TARSON Y CIA S.A.S. pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

  1. Procedimiento para solicitar prueba de la autorización otorgada. La solicitud se radicará ante la Gerencia de Operaciones de TARSON Y CIA S.A.S. a través de los datos de contacto aquí mencionados, indicando por
    lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta. Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  2. Procedimiento para actualizar información. El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo Tratamiento por parte de TARSON Y CIA S.A.S. o el Encargado del Tratamiento podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo son el sitio web, correo electrónico del área encargada del Tratamiento de Datos Personales o Sucursales.
  3. Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones. Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:
    • La solicitud debe ser dirigida ante la Gerencia de Operaciones de TARSON Y CIA S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
    • Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.
    • En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
    • Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
    • El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

XIII OBLIGACIONES DE TARSON Y CIA S.A.S.

  1. Garantizar al Titular, en todo tempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
  2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en el presente Manual.
  11. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y normas concordantes, en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes. 
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

XIV. DATOS DE MENORES DE EDAD

TARSON Y CIA SAS. es una entidad consciente de la especial protección que merecen los menores de edad. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se encuentra prohibido en la ley; de manera excepcional cuando se trate de datos de naturaleza pública, conforme a lo consagrado en la Ley. Se debe cumplir con los parámetros y requisitos tales como: 1) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los requisitos anteriormente enunciados, el tutor o representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor a su derecho de ser escuchado, lo cual se valorará teniendo en
cuenta la madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto.

XV. INFORMACIÓN A AUTORIDAD COMPETENTE

Tenga siempre presente que debemos y suministraremos sus datos e información básica a autoridades gubernamentales cuando la misma sea solicitada y deba ser entregada conforme a la ley.

XVI VIGENCIA DE ESTA POLÍTICA

Esta Política fue actualizada al 04 de diciembre de 2024. Usted acepta que podemos revisar y cambiar nuestra Política en cualquier momento con el fin de actualizar nuestro compromiso de privacidad para con usted, en base a las leyes actuales sobre privacidad y mejores prácticas.

XVII PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las Bases de Datos de TARSON Y CIA S.A.S. tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento, o en su defecto diez (10) años.